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Le design (et la vie) étant de plus en plus à distance, les pratiques créatives étant entièrement numériques, les systèmes de classement, les formats et les méthodes de partage de fichiers que nous utilisons sont devenus plus critiques que jamais, déterminants pour le succès ou l'échec des processus créatifs au quotidien. Face à la multitude d'options disponibles, il peut être difficile de savoir ce qui est bon, ce qui est acceptable, ce qu'il faut absolument éviter et, comme nous l'abordons aujourd'hui, ce qui est recommandé. Nous savons que cela peut paraître un peu ennuyeux, mais suivez leurs conseils et sentez-vous soulagé et vivez votre vie sans le moindre souci de classement ! Nous avons donc discuté avec nos créatifs résidents des subtilités administratives, leur demandant comment classer leur travail et les subtilités de la réussite !
À vous de jouer, l'équipe !
QUEL EST VOTRE SYSTÈME DE CLASSEMENT PRÉFÉRÉ ?
Jennifer Whitworth
Bonne question ! Je suis neurodivergent et parfois, je me dis que mon organisation n'est pas ce que les autres appelleraient organisée ! Mais j'essaie de garder mes dossiers bien rangés pour ma tranquillité d'esprit, et aussi parce que, quand je collabore avec d'autres personnes, je déteste avoir l'impression d'être celui qui dégage une énergie chaotique, haha.
J'utilise Dropbox comme serveur en ligne pour plusieurs raisons : au début, le transfert est très simple et ne nécessite aucun stockage. On peut aussi partager facilement des éléments avec ses collaborateurs et créer des liens de transfert instantanément. J'écris beaucoup pour organiser mes pensées, alors j'utilise Dropbox Paper pour ça. Finalement, après quelques recherches, même si ce n'est pas donné, ça m'a semblé être l'endroit où l'on obtient le meilleur rapport qualité-prix. J'ai toujours un abonnement Google Workspace basique, que je trouve plus adapté à l'administration et à la gestion de projets : calendriers, organisation de réunions, utilisation de Google Sheets pour les impôts, et toutes les tâches ennuyeuses du quotidien. Si quelqu'un connaît une solution efficace pour éviter de payer pour les deux, n'hésitez pas à me contacter. C'est un véritable exercice à temps plein que de comprendre tout ça !
Pour nommer les fichiers, j'utilise depuis un certain temps un système que j'ai récupéré au fil du temps et que j'ai en quelque sorte fusionné. Je commence tous les dossiers par un numéro – 00, 01, 02 – ce qui m'aide à les conserver dans l'ordre souhaité. J'utilise toujours des traits de soulignement pour indiquer les espaces afin d'éviter tout problème d'incompatibilité. Les éléments d'administration sont généralement 00_Quelque chose – par exemple 00_Comptes/00_Portefeuille/00_Ressources/00_Archives, etc. Ensuite, vous pouvez utiliser 01_NomProjet/02_NomProjet/03_NomProjet, etc. Si un projet est terminé, je le déplace dans une archive. La même procédure s'applique ensuite aux fichiers de projet, mais avec le type d'étape, par exemple 00_FourniClient/01_ConceptionsInitiales/02_Amendements1/03_Amendements2, etc. Dans ce contexte, je décompose mes fichiers en dossiers de types de fichiers et les nomme JW_NomProjet_01/02/03/DEF (pour « définitif »). Si cela est plus pertinent ou plus clair pour la livraison au client, j'utilise parfois la date lors de la livraison.
Dans les fichiers, je préfère laisser libre cours à mon petit cerveau chaotique pendant la conceptualisation et ne pas trop me soucier de l'organisation. Je ne veux pas m'imposer de contraintes avant d'avoir commencé à esquisser. Généralement, mon désordre me semble logique et c'est suffisant à ce stade. Cependant, lorsque j'intègre des idées plus précises à une présentation, je mets de l'ordre et je place mes choix définitifs dans des fichiers, des plans de travail ou des calques plus précis.
Sthuthi Ramesh
J'utilise Google Drive pour sauvegarder tous mes fichiers. Au début, mon système de classement était très chaotique. Plus tard, je suis tombé sur ce livre « Know your Onions », qui donne de nombreux conseils sur l'organisation et le nommage de ses fichiers, entre autres (comme éviter les noms de fichiers absurdes comme « nom_fichier_final »). J'ai également beaucoup appris en travaillant pour différents studios et agences de création.
J'organise également mes fichiers, j'utilise des styles de paragraphe et de caractère appropriés et je veille à ce que mes plans de travail soient bien organisés. J'ai également des dossiers PDF et JPEG séparés.
Lauren Harewood
Je suis un chef de file en archivage, et avec 7 ans d'expérience en agence, je devrais vraiment l'être. Ce n'est pas l'aspect le plus glamour du métier, mais c'est essentiel. Je veille à sauvegarder chaque version de chaque projet à chaque étape, car on sait tous que les clients aiment changer d'avis et je ne suis pas du genre à refaire un travail déjà fait. Je suis là pour la paix, pas pour les problèmes. Je suis de la vieille école, donc je n'utilise pas le cloud. J'ai une multitude de disques durs remplis de sauvegardes, et encore plus de sauvegardes pour celles-ci. On ne sait jamais quand son MacBook va nous lâcher, soyez prêt ! Mes fichiers Photoshop personnels sont un peu en désordre, mais si je travaille en équipe ou que je sais qu'un autre designer médiocre doit les récupérer, je les nettoie. Personne n'aime les fichiers en désordre, ne soyez pas ce genre de personne.
Adam Morton-Delaney de KesselsKramer
Des bouts de papier ? Des captures d'écran ? Des notes téléphoniques ? Des e-mails envoyés au milieu de la nuit ? Adobe ? Des gribouillages ? Google Docs, versions 1 à 3000 ?
Nous avons beaucoup de structures et de formats de noms de fichiers, mais ce n'est pas vraiment un système fonctionnel ou très important, cela se produit simplement quelque part en cours de route.
Cependant, Google Drive a été une bénédiction pendant le confinement.
Les directrices créatives Julie Vander Herberg et Anna Vander Herberg de Vanderbrand
Nous travaillons sur un serveur accessible de partout. Nous organisons nos fichiers par dates et révisions, afin de toujours trouver le fichier de travail le plus récent. Une fois le travail imprimé, nous nous assurons que tous nos calques sont nettoyés et prêts à imprimer. Si des modifications sont apportées après la production, nous étiquetons les fichiers comme « Finales ».
Studio Lowrie
Oh waouh, quelle question ! Je me sens tellement ennuyeuse de devoir expliquer aux gens comment nommer leurs projets au début, et de constater ensuite des erreurs avec des espaces ou une mauvaise utilisation des majuscules. Pourtant, c'est tellement utile quand c'est fait correctement et ça facilite grandement la recherche d'anciens travaux. Surtout maintenant que nous travaillons à distance et que notre équipe est répartie dans le monde entier.
Nous utilisons (ce que je crois être) le format classique AAMMJJ_Numéro_Phase_Client_Article_1-10, car il s'agit d'un ordre numérique, ce qui facilite grandement l'identification du dernier nom de fichier et du dernier fichier traité. Cette méthode est davantage utilisée pour les projets en cours de livraison, facilitant le partage et la correction des éléments avec les clients. Parfois, nos phases de conception ressemblent davantage à un carnet de croquis chaotique, et on voit défiler quelques fichiers sans titre-33.indd. Pour être honnête, c'est surtout moi.
Nous avons commencé à utiliser Notion, une solution révolutionnaire pour centraliser la gestion et la planification de projets sur différents sites et fuseaux horaires. Si vous ne l'utilisez pas encore, n'hésitez pas à vous renseigner ! Vous pourriez y organiser toute votre vie.
Dropbox est notre gestionnaire de fichiers. Je ne sais pas si c'est le meilleur, mais ça fonctionne pour nous !
Barkas
Nous utilisons G Suite pour nos e-mails, notre agenda, nos documents, Sheets, Slides et Drive. Ce dernier est utilisé pour le stockage. Pour l'exploration créative et les présentations, nous utilisons Figma, qui facilite la collaboration en interne et en externe. Nos clients peuvent souvent accéder directement aux fichiers sur lesquels nous travaillons, ce qui rend le processus créatif plus itératif, immersif et collaboratif. Notre expérience nous permet d'obtenir de meilleurs résultats, plus efficacement. De plus, nous utilisons Dropmark pour partager et organiser l'inspiration et les références au sein de l'équipe .
